Voor trainers
Een declaratie indienen
Ga naar 'Mijn declaraties' en kies de maand die je wilt indienen. Je kunt activiteiten rechtstreeks uit de Twizzit-kalender overnemen via de knop 'Declareer', of handmatig een regel toevoegen. Vul ploeg, zaal, kilometers en eventuele andere onkosten in. Sla de declaratie op en dien ze pas in nadat de maand is verstreken.
Activiteiten uit Twizzit overnemen
Open een declaratie en klik op 'Uit Twizzit-kalender'. Hier zie je de kalenderitems die aan jouw ploegen zijn gekoppeld. Klik op 'Declareer' om een activiteit over te nemen. Items die al in je declaratie zitten, worden grijs getoond.
Andere onkosten toevoegen
Bonnen, facturen of andere kosten voeg je toe als 'Andere onkost'. Geef een omschrijving, bedrag en upload het bestand. De beheerder bekijkt het bonnetje bij de controle.
Beperkingen
Je kunt een declaratie pas indienen nadat de maand is afgelopen. Een ingediende declaratie kan je zelf niet meer wijzigen; vraag de beheerder om ze terug te openen. Activiteiten buiten de gekozen maand zijn niet toegestaan.
Je profiel aanpassen
Via 'Mijn profiel' pas je je naam, IBAN en wachtwoord aan. Houd je gegevens up-to-date zodat uitbetalingen correct verlopen.
Voor beheerders
Nieuwe trainers aanmaken
Ga naar 'Beheer > Trainers & tarieven' en klik op 'Nieuwe trainer'. Vul naam, e-mailadres en tarief in. Het account wordt aangemaakt en je krijgt een vooraf opgemaakt WhatsApp-bericht met de inloggegevens.
Uitnodigingen versturen
Na het aanmaken van een trainer kopieer je het gegenereerde WhatsApp-bericht en stuur je het naar het nieuwe lid. Het wachtwoord wordt niet bewaard; de trainer kan het na het eerste gebruik zelf wijzigen via 'Mijn profiel'.
Declaraties controleren
In 'Beheer > Controle' zie je alle ingediende declaraties. Per regel worden controles uitgevoerd op tarieven, dubbele coaching, tornooimaxima en de overeenkomst met de Twizzit-kalender. Goedkeuren, afkeuren of heropenen doe je per declaratie.
Twizzit-kalender beheren
Onder 'Beheer > Twizzit' plak je de globale iCal-URL van de club. Koppel ploegen aan trainers en definieer ploegcodes. Gebruik de herkenningsknop om te zien welke kalenderitems automatisch gekoppeld kunnen worden.
Clubactiviteiten (kampjes)
Activiteiten die niet in Twizzit staan, zoals kampjes, maak je aan onder 'Beheer > Clubactiviteiten'. Geef naam, datum, plaats en de vergoeding op en duid de betrokken trainers aan (met eventueel een afwijkend bedrag per trainer). De activiteit verschijnt dan automatisch op hun nota van die maand, waar ze ze met één klik declareren.
Instellingen en exporteren
In 'Beheer > Instellingen' stel je seizoen, tarieven en debiteurinformatie voor SEPA in. Vanuit het dashboard exporteer je goedgekeurde declaraties naar Excel of een SEPA-betaalbestand.